הזמנות לכנסים - מהיום עושים את זה דיגיטלית

מפיקים כנס מקצועי ולא רוצים להסתבך עם ההזמנות? פשוט שלחו הזמנה דיגיטלית ותפתרו לעצמכם את כאב הראש...

כנסים הם לא דבר של מה בכך ועל מנת להפיק כנס מקצועי ומושקע, נדרשת בדרך כלל הפקה רצינית: שכירת האולם, מיפוי החדרים, אספקת שירותי קייטרינג וכמובן הזמנת מרצים מהארץ ומחו"ל וקביעת סדר ההרצאות. עם כל כך הרבה משימות על הראש, לפעמים אנחנו שוכחים שאחד החלקים החיוניים ביותר להצלחת הכנס הוא השיווק, ובכלל זאת שליחת הזמנות לכמה שיותר מוזמנים רלוונטיים.

נכון, אם מדובר בכנס שאינו בתשלום (למשל, כנס לארגוני עובדים שונים או לחברות), בדרך כלל אין בעיה עם ההזמנות, מכיוון שיש הסעות מאורגנות וכל המשתתפים מגיעים בצורה מרוכזת. לעומת זאת, אם מדובר בכנס בתשלום או בכנס שתפקידו לקדם מכירות, כבר קשה יותר לעקוב בקלות אחרי כל מי שמגיע לכנס.
ואפילו אם נניח שכל מי שרוצה להשתתף בכנס צריך לרכוש כרטיס דרך אתר האינטרנט שלו או בצורה טלפונית, בפועל הרבה מאוד אנשים מגלים ברגע האחרון שהם לא יכולים להגיע ומוותרים על ההגעה, כך שעדיין יכול להיות פער גדול בין מספר האנשים שהזמינו כרטיסים לבין מספר האנשים שהגיעו.

פשוט, נוח ופותר המון בעיות

הזמנות דיגיטליות לכנסים פותרות הרבה מן הבעיות הללו: ראשית כל, אפשר לשלוח לכל מי שחושבים שירצה להגיע הזמנה אישית הישר דרך הטלפון הנייד ולהפנות אותו לאתר או טלפון דרכו יוכל להזמין כרטיסים. (ישנה גם אופציה לשלוח ישירות לקבוצות וואטסאפ מקצועיות). שנית כל, כמה ימים לפני האירוע אפשר לשלוח הודעת סמס תזכורת, לכל מי שרשום לכנס ולדעת בדיוק מי אישר הגעה לכנס ומי לא. באופן זה ניתן לסדר את מקומות הישיבה בצורה טובה יותר, לשנות את מספר המנות וכו'.

יתרון נוסף של ההזמנות הדיגיטליות הוא שאפשר לכלול בהן יותר טקסט מאשר בהזמנה רגילה או בכרטיס ביקור ובניגוד לברושורים, שעלולים להיזרק לפח או להיתלות על לוח מודעות שאף אחד לא מסתכל עליו, קשה להתעלם מהן. כמו כן, אפשר לספק מידע נוסף כגון רשימת הרצאות, למי מיועד הכנס, מה יהיה אורכו ומחירו וכך הלאה. (דווקא ריכוז כל המידע החשוב במקום אחד מקל על המוזמנים לקבל החלטה במהירות).

ניווט והגעה לכנס בקלות

בעיה נוספת אותה פותרת ההזמנה הדיגיטלית היא כל עניין ההגעה למקום בו מתקיים הכנס: בעזרת לחיצה פשוטה על כפתור הניווט לאירוע, נפתחת אפליקציית Waze כאשר הכתובת כבר מופיעה על המסך. כך הנהג לא צריך להזין את הכתובת בעצמו או להתחיל לחפש במיילים או בגוגל איפה נמצא האולם בו מתקיים הכנס.

יתרונות נוספים של הזמנות דיגיטליות:

- משתלם יותר: מחיר השירות אינו תלוי במספר המשתתפים מכיוון שאתם משלמים על השימוש במערכת עצמה ולא פר הזמנה.
- עיצוב פשוט: אין צורך להסתבך עם גרפיקה – פשוט בוחרים תמונת רקע עם הלוגו של הכנס, מוסיפים טקסט בצבעים וגדלים שונים וזהו! כמובן שתיקונים אפשר לעשות באותה קלות ומהירות לפני שמתחילים לשלוח.
- לא נדרשת התקנת אפליקציה: הקישור להזמנה ניתן לפתיחה בכל דפדפן סלולארי, כך שאין צורך להתקין אפליקציה או לעדכן את המכשיר כדי לצפות בהזמנה (הזמנה לכנסים לדוגמה).
- הפצה מהירה: שליחת ההזמנה היא מידית והנמען רואה אותה בזמן אמת בלי צורך לפתוח את תיבת הדואר האלקטרוני שלו (כמובן שאנחנו כבר לא מדברים על שליחת הזמנות בדואר הרגיל, בו כלל לא בטוח שההזמנות יגיעו בזמן...).
- ידידותי לסביבה: כבר לא נתקעים עם יותר מדי הזמנות וכמובן שומרים על סביבה ירוקה ונקייה.

לסיכום, הזמנות דיגיטליות לכנסים חוסכות בעלויות, מייצרות תדמית גבוהה מול המוזמנים ומסייעות לוודא שכל המוזמנים יגיעו בזמן ויהיו נוכחים בכנס.


אולמות לכנסים ואירועים הזמנה דיגיטלית ליום הולדת הזמנה דיגיטלית לבר מצווה הזמנה דיגיטלית לברית הזמנה דיגיטלית לחתונה הזמנה דיגיטלית לחינה