מפיקים כנס מקצועי ולא רוצים להסתבך עם ההזמנות? שלחו הזמנה דיגיטלית ותורידו מעצמכם כאב ראש אחד גדול
כנס מקצועי הוא פרויקט מורכב שדורש תכנון מדויק והפקה אחראית. יש אולם לסגור, חללים למפות, קייטרינג לתאם, מרצים להזמין, לוחות זמנים לבנות ותכנים ללטש. בתוך כל המערך הזה, קל מאוד לדחוק הצידה את אחד המרכיבים הקריטיים ביותר להצלחת הכנס: שיווק מדויק והפצת הזמנות עם אישורי הגעה לקהל הנכון, בזמן הנכון ובדרך שנוחה למוזמנים.
כשמדובר בכנס ללא עלות, למשל כנס פנים ארגוני או כנס עבור ארגוני עובדים, לעיתים הכול פשוט יותר. המשתתפים מגיעים דרך מערך מרוכז וקל יותר להעריך את היקף הנוכחות. אבל בכנס בתשלום או בכנס שמטרתו להניע מכירות, התמונה משתנה. כאן כבר נדרש מעקב אמיתי אחרי הרשמות, אחרי קהלי יעד שונים, ואחרי היכולת שלכם לצפות מי באמת יגיע בפועל.
גם אם רכישת הכרטיסים מתבצעת באתר או טלפונית, עדיין נשאר פער מציאותי בין ההזמנות לבין הנוכחות בפועל. אנשים משנים תוכניות ברגע האחרון, חלקם לא מגיעים למרות שרכשו, וחלקם שוקלים להגיע אך צריכים תזכורת קטנה ודחיפה נכונה. במילים פשוטות, בלי כלי ניהול חכם להזמנות ולהגעה, אתם עלולים למצוא את עצמכם מתכננים כנס לפי מספרים שלא משקפים את המציאות.
פשוט, נוח ופותר המון בעיות
הזמנה דיגיטלית לכנס הופכת את תהליך ההפצה והניהול למדויק, מהיר ובעיקר מדיד. במקום לשלוח הודעות מפוזרות ולהסתמך על תחושות בטן, אתם שולחים הזמנה אישית ישירות לנייד של המוזמן. משם הוא יכול לעבור בלחיצה אחת לרכישת כרטיסים באתר או ליצור קשר טלפוני לפי מה שהגדרתם. במידת הצורך ניתן גם להפיץ הזמנות ממוקדות לקבוצות וואטסאפ מקצועיות, בצורה שמכבדת את הסביבה העסקית של הקהל.
כמה ימים לפני הכנס, אפשר לשלוח תזכורת חכמה לכל מי שנרשם. כך אתם יודעים מי אישר הגעה ומי עדיין מתלבט, ומקבלים תמונת מצב ברורה שמאפשרת לכם להתאים את ההיערכות בשטח. מספר המנות, סידורי הישיבה, חלוקת אזורי ההרצאות ואפילו ההחלטות הקטנות של יום האירוע הופכות פשוטות יותר כשהנתונים מולכם.
יתרון משמעותי נוסף הוא עומק המידע. בהזמנה דיגיטלית אפשר לכלול תוכן עשיר שלא נכנס בכרטיס מודפס. אפשר להציג סדר יום, שמות מרצים, נושאי הרצאות, קהלי יעד, אורך הכנס, מחיר, מיקום, תנאי השתתפות ועוד פרטים שמסייעים למוזמן להחליט מהר. כשכל המידע החשוב מרוכז במקום אחד, שיעור ההמרה עולה והבלבול יורד.
ניווט והגעה לכנס בקלות
מעבר להזמנה ולהרשמה, יש גם את השאלה הפשוטה והמעצבנת של יום האירוע: איך מגיעים. הזמנה דיגיטלית פותרת את זה באלגנטיות. בלחיצה אחת על כפתור ניווט, אפליקציית Waze נפתחת כשהכתובת כבר מוכנה. אין צורך להעתיק כתובות, לחפש מיילים ישנים או לשאול בקבוצה איפה האולם.
זה נשמע קטן, אבל זו בדיוק החוויה שמבדילה בין כנס שמרגיש מאורגן ומקצועי לבין כנס שהאורחים מתחילים בו את היום עם עצבים מיותרים. כשההגעה חלקה, המוזמנים מגיעים רגועים יותר, בזמן טוב יותר, ובאווירה שמוכנה לתוכן שלכם.
יתרונות נוספים של הזמנות דיגיטליות
הזמנות דיגיטליות לא רק משפרות את הניהול, הן גם משפרות את המודל הכלכלי. אתם משלמים על המערכת ולא על כל הזמנה בנפרד, כך שהעלות לא מזנקת ככל שהכנס גדל. זה מאפשר לחשוב בגדול בלי להיבהל ממספר הנמענים.
גם הצד העיצובי הופך לקליל. במקום להסתבך בהפקה גרפית מורכבת, בוחרים רקע שמייצג את הכנס, מוסיפים לוגו וטקסט במבנה נקי ומקצועי וממשיכים הלאה. ואם משהו משתנה, מעדכנים במהירות בלי להדפיס מחדש ובלי לזרוק חומר ישן לפח.
החוויה עצמה נוחה למשתתף. ההזמנה נפתחת בדפדפן רגיל, בלי התקנת אפליקציה ובלי טכנולוגיות שמרתיעות קהלים פחות טכנולוגיים. בנוסף, ההפצה מיידית, ההזמנה מגיעה בזמן אמת והסיכוי שיראו אותה גבוה יותר מהזמנה פיזית או ברושור שפשוט נעלם בשגרה.
ולבסוף, יש את האלמנט הסביבתי. פחות נייר, פחות עודפים, פחות בזבוז. אתם גם משדרים מסר של חדשנות ואחריות, וגם חוסכים משאבים בצורה חכמה.
הזמנות לכנסים ואישורי הגעה
הזמנה דיגיטלית לכנסים היא כלי ניהולי ושיווקי שמייצר לכם שליטה. היא חוסכת בעלויות, משדרגת את חוויית המשתתף, מחזקת את התדמית המקצועית של הכנס ומקטינה את אי הוודאות סביב הגעה בפועל. כשיש לכם נתונים, תזכורות, תוכן מרוכז וניווט מובנה, אתם לא רק שולחים הזמנה, אתם בונים מסלול שלם שמוביל את המשתתף אל הכנס שלכם בצורה חלקה ובטוחה.
