החלטתם ללכת על אירוע? דבר ראשון שכדאי לכם לעשות, הוא לסגור תאריך עם מקום שמוצא חן בעינכם. בכדי למצוא את המקום המושלם עבורכם עליכם לעשות חיפוש במאגרי מידע המתמחים באירועים, לחפש בין אולמות אירועים במרכז ולהתחיל במו"מ מול מקומות שיש להם פוטנציאל להתאים לצרכים שלכם.
פגישות עם מקומות נדרשות להשיג מספר מטרות במקביל:
• הכרת המקום והבנה לגבי אופיו ויכולתו להשיג לכם את האירוע שקיוויתם לו.
• השגת תנאים נוחים עבורכם מול המקומות עימם אתם מתנהלים.
• השגת הבנה הדדית בין שני הצדדים לגבי הצרכים והרצונות שלכם.
קבלו מספר כללים להתנהלות מול אולמות אירועים במרכז אך לא רק:
ארגון והסכמה
לארגון יש תפקיד מרכזי בהפקת אירוע. הדבר נכון לגבי כל הצדדים הנוגעים בדבר ובראש ובראשונה בכם. כבר ברגע הראשון תידרשו לפעול בצורה ברורה, עניינית ותכליתית, הכוללת מספר מרכיבים מרכזיים:
מגיעים מגובשים – אחת הטעיות הנפוצות אנשים עושים בדרך לאירוע היא חוסר הסכמה או הבנה לגבי הצרכים והיכולות שלהם. הגעה לפגישה כשאתם לא מוכנים מובילה אוטומטית לאנדרלמוסיה. הדבר נכון במיוחד כשאין הסכמה בין הצדדים לגבי אופי האירוע. הוויכוח מתעורר כבר בפגישה עצמה ומוביל לכישלון.
מגיעים מאורגנים – אולמות אירועים משתדלים לעזור ככל האפשר ללקוחותיהם. הדבר כולל גם אלמנטים ארגוניים רבים. עם זאת, חשוב להבין שמדובר באחריות שלכם. ככל שתאפיינו את האירוע יותר טוב ותחזיקו רשימה ברורה ביד של צרכים ויכולות, כך תגיעו להבנה מהירה ומדויקת יותר עם המקום. המקום מצדו יעריך מאד את ההתנהלות שלכם וישמח להתקדם אתכם לחתימה בהקדם תוך התגמשות מסוימת.
מקרינים ביטחון עצמי ואמינות
אולמות אירועים במרכז ולמעשה בכל מקום בארץ, יעדיפו תמיד לסגור עם אנשים המקרינים איכויות של אמינות, חיוביות וענייניות. בדרך כלל התנהגות תוקפנית, גסת רוח, שחצנית או מזלזלת לא מעניקה יתרון אלה אם כן אתם בעמדת יתרון ללחוץ וחזק. אם הגעתם למצב כזה, כדאי לפרוש מאחר שהמקום כנראה לא יציב.
התנהגות ברורה ומכובדת כדאי לשלב עם קורטוב של ביטחון עצמי. כשאתם מקרינים ביטחון, אף אחד לא ינסה לכופף אתכם. הדרך הטובה ביותר להקרין ביטחון עצמי היא באמצעות תחושה פנימית תואמת. אנשים שמכירים בכוחם וביכולת שלהם לבחור, חשים ביטחון ומקרינים זאת לסביבה. לאחר שמצאתם אלטרנטיבות טובות למקום שבו אתם חושקים, לא תרגישו עם הגב לקיר ולא תתכופפו מול דרישות דרקוניות מצדו.
לכן, יש לעשות סיבוב ולהכיר מקומות בסביבה שלכם. את ההצעות שקיבלתם מאולמות אירועים במרכז יש לתעד ולסדר ביומן, כך שתוכלו תמיד לזכור ולהציף את ההצעות השונות. אל תתביישו להציג הצעות נגדיות לבעלי המקום אתו אתם מתדיינים ולבקש להשוות תנאים.
לא מוותרים על עקרונות בסיסיים
בשלב מסוים במו"מ מגיעים לנקודה שממנה אף אחד לא מוכן יותר להתגמש. זהו רגע האמת ובו יש להחליט לקחת או לוותר. עם מסגרת תקציב ברורה ביד וכן נתונים ברורים לגבי הצרכים שלכם עליכם לקבל החלטה התואמת את העקרונות שלכם או להתגמש.
אם השגתם את מבוקשכם במסגרת הכללים שקבעתם לעצמיכם אשריכם. הבעיה מתחילה כאשר מתברר שיש חוסר התאמה ביניכם לבין המציאות. יכול להיות שהערכות שלכם היו אופטימיות מידי ויש צורך לצמצם בנפח האירוע או לחלופין להכניס את היד לכיס ולגייס מימון. אפשרות נוספת היא להמשיך ולחפש עד אשר תשיגו את מבוקשכם. הפעם תעשו זאת קצת אחרת – עם יותר יצירתיות ובאמצעות כלי חיפוש חזקים.
"טנקום" מציאה לכם גישה חינמית למאגר נרחב ועדכני של ספקי שירות מכל הסוגים עבור אירועים, לרבות אולמות אירועים במרכז. כל שצריך לעשות הוא להיכנס למנוע החיפוש שלנו, לקבוע את הצרכים עבור האירוע ולקבל רשימה מפורטת של כל המקומות הרלוונטיים.