גרים בדרום ומתכוננים לאירוע משמח? יש שפע של אולמות אירועים בדרום וצריך לבחור את המקום שהכי מתאים לנו. אירוע משפחתי, חברתי או עסקי דורש תכנון מוקדם ונדרשת מחשבה רבה על מנת לבחור את אופיו ואת מיקומו. בכדי לארגן אירוע שיתאים לצרכים שלנו, עלינו לקבוע קודם בינינו לבין עצמנו, מה בעצם אנו מחפשים.
כמעט מיותר לציין שתכנון לא נכון של האירוע מוביל לחיכוכים מיותרים ולעתים גם לתוצאה פזרנית ולא מתאימה. כמו בכל מקום אחר בארץ, גם אולמות אירועים בדרום מציעים מגוון רב של אפשרויות שונות, מנעד מחירים משמעותי ורצון עז לשכנע אתכם. לכן, לפני שאתם מתחילים להיכנס למו"מ כדאי מאד שתהיו מגובשים בדעתכם. אז איך בעצם מתכננים אירוע נכון? פועלים לפי תהליך התנהלות מובנה על פי הסדר המוצג כאן:
1. רשימת אורחים – קחו דף נייר או שבו עם גיליון אקסל ממוחשב והכינו את רשימת האורחים שאתם מתכננים להזמין. עם רשימה ברורה ביד התכנון הופך לפשוט וברור. קחו בחשבון שלא כל האורחים יגיעו ובהמשך תבקשו מהם אישור הגעה ומספר האורחים מכל משפחה.
2. מיקום האירוע – בדרך כלל אנשים מעדיפים לקיים אירוע בסביבת המגורים שלהם לצורך הנוחות. לכן, באופן טבעי תושבי הדרום יעדיפו אולמות אירועים בדרום. אין בכך בעיה כלל, למעט במקרים מסוימים שבהם יש מקום להתחשב באחרים. לכן, רעיונות אקזוטיים כמו אירוע בפרדס, חורשה או על שפת הים מתרסקים לעתים קרובות על סלע המציאות בשל בעיות נגישות ולוגיסטיקה אתגרית. גם המרחק מהווה פקטור חשוב בעניין. קחו בחשבון שאם אתם מתרחקים יתר על המידה ומאתגרים את האורחים שלכם, יש מצב שאלה יצביעו ברגליים. לכן, אם אתם גרים באילת ושאר המשפחה שלכם במרכז, יכול היות שעדיף להעביר את האירוע לבאר שבע, אשדוד או אפילו לתל אביב.
3. סקר שוק – סקירת שוק ראשונה מתבצעת באינטרנט בפורטלים מהתחום וכן חיפוש בגוגל. יש יתרון רב בחיפוש דווקא בפורטלים שכן אלה מציעים כלי חיתוך לפי מיקום, מחיר, מספר מקומות ישיבה, רמת שביעות רצון וכן מאפיינים מיוחדים כמו כשרות, מזון וכו'. אם החלטתם ללכת על חיפוש חופשי בגוגל עליכם לצמצם את החיפוש באמצעות ביטויי מפתח שיכוונו נכון. "אולמות אירועים בדרום", "גן אירועים צמחוני" וכו'. צרו קשר עם כל אולמות האירועים הרלוונטיים ושאלו אותם פרטים בסיסיים לגבי עלות למנה, רמת כשרות, נגישות וכן כל נושא שמעסיק אתכם.
בוחנים את התקציב בהתאם
עם רשימת אורחים מגובשת חלקית ומחירים של מספר אולמות אירועים בדרום בעלי פוטנציאל חיובי עבורכם, הגיע הזמן "לעבור על המספרים". אלה מכם שמבינים באקסל יוכלו להקים מסד נתונים מסודר ולעדכן אותו בכל הזדמנות. השאר, יוכלו בהחלט להסתפק במחשבון שכן אין מדובר במתמטיקה מורכבת – מספר אורחים כפול עלות המנה וזהו.. בערך.
מה בעניין מתנות? על מתנות לא בונים יותר מידי אך בהחלט ניתן לשקלל אותן באופן שמרני. גם אם יש לכם במשפחה תרבות מאד נדיבה של מתנות, סביר להניח שאלה לא יצליחו לממן יותר מ 70 אחוזים מהעלות הכוללת. כל שקל נוסף מעל לתחשיב זה הוא בונוס וממנו אפשר ליהנות בגמר האירוע. באירועים רבים לא נהוג להביא מתנה כספית בכלל, כמו אירועים עסקיים ולכן במצבים אלה יחול עליכם מימון מלא.
למעשה, ניתן לקבוע שהמפתח למימון מתאים טמון בהתאמת מספר הכיסאות למספר האורחים. לעתים קרובות מתברר שמספר מוזמנים לא הגיעו, דבר המייקר אוטומטית את האירוע ומגלגל את ההפסד ישירות אליכם. קיימים גם מצבים בהם הגיעו יותר אורחים מהמתוכנן, דבר שידרוש פתיחת שולחנות מהירה וסימני שאלה לגבי מנות. במצב זה סביר להניח שהקייטרינג ידרוש מכם תוספת תשלום עבור תוספת המנות או לחלופין "יחליק" את העניין על תקן בונוס עבורכם. לכן, יש לברר היטב לגבי מצבת האורחים באמצעות וואטסאפ, שימוש באפליקציות ייעודיות וכן פניה ישירה לכל מי שאינו שוחה במדיה הדיגיטלית.
אימאל'ה החשבון התנפח!
בואו נודה לאמת.. רבים מאבדים פרופורציות והחשבונות גדלים בהתאם. מדובר בתופעה נפוצה הנובעת מרצון מובן להפוך את האירוע המתוכנן למשמעותי ומרשים. ספקי השירותים מודעים לכך היטב ומציעים שדרוגים שונים ומשונים, כמו יותר וידאו, עוד קינוחים, עוד פרחים וכו'. נכון, חתונה, בר/בת מצווה, ברית יש רק פעם אחת וצריך לחגוג אך חשוב לזכור שיש גם את יום המחרת. לכן, למרות שמדובר בפיתוי משמעותי, בדרך כלל לא כדאי להוסיף עוד מרכיבים שירותים לאירוע מעבר למה שתכננתם כי מה שבאמת עושה את האירוע הוא אתם. היכולת לשמוח ביחד כמשפחה או חברותא נמצאת בכל מקום ובכל תנאי ואף שדרוג לא יכול לשנות זאת.
בקיצור, כשאתם מתייעצים עם נציגים של אולמות אירועים בדרום ומתנהגים בבהירות לגבי הצרכים והרצונות שלכם, תהיו בטוחים שיתייחסו אליכם בהתאם עם הצעות קונקרטיות ומחירים נוחים. למידע נוסף על אולמות אירועים בדרום, היכנסו לרשימת האולמות בטנקום ומצאו את המקום המתאים ביותר עבורכם.