חוגגים רק פעם אחת בחיים – באירועים משפחתיים לא דופקים חשבון, כך מאמינים רבים גם כיום ושורפים את כל החסכונות על ערב אחד בלתי נשכח. אירוע, מושקע ככל שיהיה מתקיים על ערב אחד בסך הכול והחיים ממשיכים, לכן צריך לשמור על פרופורציות ולהתאים אירועים ליכולת שלנו. לכן, בחירת מקום בין אולמות אירועים נדרשת להתבצע קודם כל דרך תחשיב העלויות ומספר המוזמנים.
אין בעיה, הצ'קים יכסו את הכול, אנחנו לא חוששים שנפסיד. גם אם יש לכם קרובים נדיבים, זכרו שאירוע משפחתי אינו אירוע צדקה ואין התחייבות לכיסוי הוצאות. למעשה הסיכוי לכיסוי קלוש למדי וסביר מאד להניח שתצטרכו להכניס יד עמוקה לכיסכם הפרטי. ככל שתזמינו יותר אורחים וככל שתשקיעו באירוע עצמו כך תתקשו יותר לסגור את הפערים. תהיו בטוחים שאלה שאתם יקרים לליבם אכן יהיו נדיבים אך אורחים רחוקים, כמו סוכן הביטוח שלכם עלולים לאכזב בשל הריחוק הטבעי שיש ביניכם. לכן, צמצום רשימת אורחים עובדת לטובתכם ובחירה בין אולמות אירועים נדרשת להתבצע על פי קריטריונים של עלות תועלת בלבד.
החלטנו להתחתן בעוד חודש, אולי אתם יכולים להמליץ על מקום? אתם זוג ספונטני וזה מקסים, אך התכונה הזאת כנראה לא הולכת לעבוד לטובתכם בבחירת אולם אירועים. אולמות אירועים לא אוהבים הפתעות וסוגרים הזמנות חודשים מראש. ככל שהאולם מבוקש יותר, כך כהוא תפוס יותר זמן קדימה. בדרך כלל מקומות מבוקשים הם גם מקומות טובים ומוצלחים. מקומות אלה מציעים חיבור טוב בין מיקום, עלות ושירות, שלהם יש משמעות רבה בסיכוי שהאירוע יצליח כפי שרציתם. לכן, אירוע יש לתכנן מוקדם ככל האפשר ולסגור עם מקום דבר ראשון.
סיבה נוספת שעבורה כדאי לקחת העניינים באיזי, היא ארגון. ארגון אירוע משפחתי גדול הוא עניין מורכב ויש לכם עבודה רבה עד הרגע שבו תשברו את הכוס.
ביקרנו במקום, התרשמנו לטובה, אז סגרנו. עושה רושם שאתם תמימים או חסרי סבלנות ועלולים להיתקל בכמה הפתעות לא נעימות בזמן הקרוב. אולם אירועים מהווה את העוגן של כל האירוע כולו ולכן, יש לבחור מקום בקפידה. לכן, בכדי לאתר את המקום המושלם ביותר עבורכם עליכם "לעשות שיעורי בית". כנסו לאינטרנט ותתחילו לאסוף מידע על אולמות אירועים שיכולים להתאים לכם. פורטלים המתמחים באולמות אירועים יציעו לכם מידע זמין ואמין עבור כל פרמטר רלוונטי שיכול לעניין אתכם. מחיר למנה, רמת כשרות, מספר מקומות מקסימלי, מיקום, מראה ועוד. עם המידע ביד קבעו פגישות את המקומות הרלוונטיים וסגרו עימם פגישות. לאחר שנדלקתם על מקום אל תזדרזו לחתום אלה תחשבו על כל הדברים שנאמרו, לפחות לילה אחד.
אנחנו מתלבטים בין מקומות ולא מצליחים להחליט. ללבטים יש שני סיבות עיקריות שכדאי להכיר:
יש ביניכם פערים בהשקפה לגבי איך הדברים צריכים להסגר – זהו הזמן לעשות גיבוש ביניכם לסגור פערים, עוד לפני שהחיים האמתיים כתא משפחתי מתחילים. פערים בין השקפות עולם יש תמיד, השאלה מה עושים עם זה? הכינו רשימת צרכים ויכולות ותתחילו להזין נתונים. מהר מאד מקומות מסוימים יפסלו בשל חוסר רלוונטיות ואחרים בשל בעיות תקציב. כל מה שנשאר כדאי לבחון. קחו לא יותר מ 5- 6 מקומות לבדיקה, צאו לדרך ותשלבו עם בילוי זוגי בבית קפה בסביבה. סביר להניח שכבר למחר יהיה לכם ברור אם זה כן או לא.
אתם דחיינים כרוניים – רבים מתקשים להתחייב ולכן דוחים. עליכם להיות אמתיים עם עצמכם ובן הזוג שלכם ולסגור עניינים בלי יותר מידי עניינים. זכרו שמדובר באירוע משפחתי בלבד ויש לקבל החלטות, אחרת הדברים מתמסמסים והמקום ששמתם עליו עין ייתפס על ידי מישהו אחר במהרה.