אין ספק שבחירת אולם אירועים יכולה לעתים להיות החלטה לא קלה, היות ומגוון האולמות גדול וכזה שמציע אופציות רבות לקיום אירועי פאר ויוקרה. אם תשאלו אותנו האם אתם מכירים אולמות אירועים בהם כדאי לערוך אירוע, אין ספק שהתשובה תהיה כן, אנו מכירים, אך התשובה תסתכם לבסוף ברשימה ארוכה - מאוד, של אולמות אירועים.
כבעלי שמחה אנחנו מרגישים שמוטלת עלינו אחריות רבה - מצד אחד אנו מעוניינים שהאירוע שלנו יעבור על הצד הטוב ביותר ושכולם ידברו שבחים ויגידו "וואו איזה אירוע מדהים!!!", ומצד שני, אנו לא מעוניינים לסיים את החגיגה עם "חור גדול בכיס", כזה שישאיר אותנו עם תחושה קצת לא נעימה יום אחרי האירוע. הניגוד בין השניים יוצר אצל רבים לבטים בכל הנוגע לתכנון האירוע, בחירת מקום ואת מי להזמין לחגיגה.
קריטריונים לבחירת אולם אירועים
הקושי בבחירת אולם אכן קיים וידוע לרובנו. נציג בפניכם מספר קווים מנחים שאולי יסייעו לכם למצוא אולמות אירועים שיתאימו לסטנדרטים שלכם. הסתכלו כעת על הנקודות הבאות ובדקו אם יש לכם תשובה אליהן. אם תענו בקלות, סימן שאתם בכיוון הנכון:
✓ מיקום בארץ - מהיכן מגיעים רוב המוזמנים שלכם? התשובה לשאלה זו תקבע באיזה אזור עליכם להתמקד ולחפש (צפון, דרום, מרכז, השרון או ירושלים והסביבה). לא משנה על איזה אזור תחליטו, תהיו בטוחים שמגוון אולמות האירועים בכל האזורים הינו גדול ומגוון ומציע אפשרויות רבות. בצעו מיפוי של האזור ממנו מגיעים רוב המוזמנים שלכם, כזה שיעזור לכם לקבל החלטה נבונה. במידה והמוזמנים שלכם מגיעים מאזורים שונים בארץ ואינכם מצליחים לזהות אזור אחד מרכזי, זהו השלב בו תצטרכו לקבוע מי ייסע יותר ומי פחות. כמובן העזרו המשפחה קרובה (הורים ואחים ואחיות) שיסייעו לכם לגבש החלטה.
✓ מחיר מנה - קריטריון חשוב שיקבע לאיזה סוג אולמות אירועים עליכם לפנות. אם ניקח לדוגמה מחיר מנה לחתונה, טווח המחירים יכול לנוע בין 100 ל- 500 ש"ח (ואף יותר). כאשר ידוע לכם מחיר המנה אותו אתם מוכנים להשקיע, תוכלו לסנן בקלות אולמות אירועים שטווח המחירים שלהם עומד בסטייה גדולה מול התקציב (לפעמים אף לסנן אולמות שהסטנדרט שלהם נמוך משלכם, בהתאם למחיר המנה). חשוב להדגיש שמחיר המנה לעתים יכלול במקום אחד גם הוצאות נוספות כגון (סוגי בשרים, תאורה והגברה וכד') ולכן רצוי שתבינו מה כולל מחיר המנה אותו קיבלתם.
✓ כמות מוזמנים - האם אתם בעניין של אירוע אינטימי? או שמא אתם חולמים על מסיבה מטורפת עם מאות מוזמנים שקופצים ורוקדים יחד אתכם ברחבה? אם יש לכם תשובה לשאלה זו, נספר לכם שעשיתם עוד צעד קדימה בבחירת אולם האירועים שלכם.
✓ עונה - אירוע חורף, קיץ, סתיו או אביב. כל עונה והייחודיות שלה. יש שיגידו שאירוע בחורף הוא החלום שלהם ויש כאלה שמבחינתם אם זה לא בין חודש מאי ל-ספטמבר, אין על מה לדבר... אם אתם בעניין של גני אירועים, אז לעשות זאת בחורף יהיה "קצת בעייתי". ההחלטה על העונה בה תקיימו את האירוע תשפיע הן על מיקום האירוע (מתחם פנימי/גן אירועים) ומחיר המנה אותו תשלמו, שכן מחירי המנה בחורף לרוב זולים יותר ביחס לאירוע בקיץ.
אם מדברים על מחירי מנה שאכן מוזלים בתקופת החורף, נוסיף ונאמר שבכלל מול רוב הספקים תגלו שממוצע המחירים זול יותר בחורף לעומת הקיץ (כדוגמת: אטרקציות, שמלות כלה, איפור ועוד).
✓ המלצות - כמובן שזה אחד הדברים שעליהם אתם צריכים לשים דגש בעת בחירת אולם האירועים שלכם. מקום עם המלצות רבות וטובות (כנראה) שלא יאכזב אתכם. חוכמת ההמונים לרוב צודקת, לכן חפשו המלצות מחברים שחגגו באולם ואפילו קראו קצת חוות דעת ברחבי הרשת (פייסבוק, גוגל וכו'). קראו על המלצות אמינות מחברים
מה לשאול בפגישה עם אולם אירועים?
ריכזנו עבורכם מספר שאלות שמומלץ לכם לשאול בעת פגישה עם אולם אירועים:
1. האם יש לאולם רישיון עסק בתוקף. אם התשובה היא כן, בקשו לראות את תוקפו.
2. האם יש רישיון ממשרד הבריאות? אם התשובה היא כן, בקשו לראות אותו.
3. האם קיים אישור כשרות מהרבנות.
4. האם קיים ביטוח צד ג' באולם.
5. האם האולם נגיש לנחים.
6. האם קיים אישור מהמשטרה ומכבי אש.
7. האם קיימת חנייה מוסדרת ללא תשלום למוזמנים שלכם. אם התשובה היא כן, בררו האם אין הגבלה של כמות הרכבים, אם התשובה היא לא, בררו על אפשרויות חנייה באזור, עלויות ומחירים.
8. האם אתם מחויבים על מינימום מוזמנים (מנות) ועל כמה צריך להתחייב.
9. מהי כמות הרזרבה אותה תוכלו לקבל.
10. מהו אופי התשלום לאחר האירוע ומתי? עדיף לכם כמה שיותר מאוחר.
11. מהי השעה הכי מאוחרת שתוכלו להישאר באולם ומהן האפשרויות והעלויות לשעות מעבר לשעה המוסכמת.
12. האם קיימים דמי ביטול ואם כן באילו סיבות ומה עלות הקנס.
13. האם קיימים באולם רשימת ספקים שעובדים מולו. אם התשובה היא כן, בקשו לקבל אותה.